Tout savoir sur la facturation !
28/02/2020
Pour être en conformité avec la législation actuelle.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services.
C'est une pièce comptable par laquelle un créancier (généralement un fournisseur) établit une créance vis-à-vis d'un débiteur (le plus souvent son client) en vue de déclencher le paiement d'une dette.
La facture représente le document de comptabilité générale. Elle implique à sa réception l'obligation de payer à échéance et doit donc être comptabilisée à ce jour.
Quand la facture est-elle obligatoire?
En France, le Code de commerce impose la facturation pour les achats de produits ou de prestations de service pour toute activité professionnelle.
Une facture est strictement obligatoire :
- Lors d’une prestation de service ou vente de bien entre deux professionnels
- Lors d’une prestation de service supérieure à 25 € entre un professionnel et un particulier
Un facture n’est pas systématiquement obligatoire, mais peut être demandée :
- Lors d’une vente de bien entre un professionnel et un particulier
- Lors d’une prestation de service inférieure à 25 € entre un professionnel et un particulier
Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur la facture ?
Les mentions générales obligatoires pour toutes les factures selon le Code de commerce article L441-9 sont :
- La date de l'émission de la facture
- La numérotation de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de service
- L'identité de l’acheteur
- L'identité du vendeur ou prestataire
- Le numéro du bon commande (lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur)
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (s’il est redevable de la TVA)
- La quantité et la dénomination précise des produits ou services
- Le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
- La majoration éventuelle de prix
- Le taux de TVA légalement applicable
- La réduction des prix
- La somme totale à payer hors taxe, et toutes taxes comprises
- La date d'échéance du règlement et les pénalités en cas de retard
- Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
Quelles sont les mentions particulières à faire figurer sur la facture ?
D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
- Le vendeur/prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée, ajouter la mention :
« Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » - Le vendeur a un régime de franchise de TVA, ajouter la mention :
« TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » - Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare, ajouter la mention :
« auto-liquidation de la TVA » et indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxe » - Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire, ajouter l'assurance souscrite au titre de l'activité
Quelles sont les délais de conservation des factures ?
L’ensemble des factures doit être facilement retrouvable, et conservé pendant 10 ans.
Comment rectifier, annuler ou supprimer des factures ?
Pour faciliter l’accès aux factures par une institution gouvernementale, celles-ci doivent être numérotées sans discontinuité, et sans doublons.
Il est impossible de supprimer une facture numérotée cependant il est possible d’annuler ou rectifier une facture en établissant :
- une nouvelle facture qui remplace la précédente (avec mention de la facture remplacée sur la nouvelle)
- un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte
Qu’est-ce qu’un avoir ?
La facture d’avoir est une facture qui permet à une entreprise d’annuler ou de corriger une facture précédemment établie. La loi française interdit à toute entreprise de supprimer une facture une fois qu’elle a été numérotéee et fixée.
Dans le cas d’un remboursement partiel ou total de l’achat d’un client, émettre une facture d’avoir permet d’enregistrer comptablement cette opération tout en respectant les normes en vigueur.
Comment rédiger une facture d’avoir ?
Une facture d’avoir est en principe rédigée de la même manière qu’une facture ordinaire. Le simple fait de préciser qu’il s’agit d’un avoir est suffisant pour comprendre que les sommes renseignées seront à déduire du montant total des ventes de l’entreprise. Il est cependant possible d’inscrire les montants remboursés en négatif afin de faciliter la distinction entre les avoirs et les factures communes.
Quelles sont les risques si mes factures ne sont pas conformes à la législation ?
L'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture (plafonnée au 1/4 de son montant)
- une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale) pouvant être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.
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